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浪潮助北京邮政速递加强发票管理

来源:机房360 作者:yayo编辑 更新时间:2012-12-29 15:57:42

摘要:北京邮政速递委托浪潮商用作为新系统的承建方,开发新的发票综合管理系统,以期完善企业内控管理制度加强财务监控力度,从而规避财务风险,提高管理效率。

  北京市邮政速递物流有限公司(以下简称北京邮政速递)是全国经转量最大的物流集散中心、国际邮政速递互换中心和国内邮政速递业务处理中心,然而邮政速递早期筹建的业务系统(邮政速递收费业务系统,简称宏网二期、发票综合管理系统)之间存在的系统数据难以融合、业务处理环节难以管控、部分业务功能无法满足实际业务需求、业务处理效率较低等问题。近年来物流企业的业务量迅猛发展,快速发展的业务需求对其内部业务系统提出了更高、更细致、更严格的管理要求。

  浪潮在综合考虑宏网二期与新系统之间网络建设情况、安全管理机制及今后与其他业务系统融合情况的基础上,在诸多方案中选择了文件传输方式作为新系统接收宏网二期业务数据的融合方式。在文件传输过程中,文件传输模块中增加了文件加、解密及完整性校验等功能,从而确保了传输内容的安全性、稳定性、可靠性。改造后的新系统不仅大大减少了操作员在不同系统之间重复录入业务数据的工作,而且还在如下六方面加强了对系统业务处理环节的管控力度:

  1. 加强对发票开具信息的管控

  新系统由原来的手动输入发票开具信息,改为通过文件传输的方式获取发票开具信息,发票开具信息不可修改。使发票开具业务操作变得方便、快捷的同时,也杜绝了原系统手动输入发票开具信息过程中人为干扰因素。最大限度地节省人力资源,提升工作效率。

  2. 加强对业务部门管控

  新系统将本系统业务部门编号与宏网二期系统业务部门编号进行了绑定,只有相同业务部门之间才可以传递业务数据,杜绝了原系统不同部门之间可以相互开具发票的不规范操作。

  3. 加强对开票金额的管控

  新系统在发票开具过程中增加了审批环节,对于发票开具金额较大的业务,采用分公司、市公司逐级审批机制,只有审批通过后的发票开具信息,方可开具发票。确保了市公司对较大发票开具金额情况的有效监控。

  4. 加强对开票业务类别管控

  新系统可以灵活地为每一个业务部门分配独立的发票开具业务类别信息。达到了业务部门所开具发票业务类别不能随意更改的管控目的。

  5. 加强对资金回笼的管控

  为了便于邮政速递市公司及时掌握业务系统结算资金收回情况,新系统增加了发票核销功能,对于已经收回结算资金的发票,财务人员及时对所开具发票做核销处理。市公司财务人员核销信息查询功能,可以及时准确的掌握本公司结算资金收回情况,为公司内部加强结算回收资金管控力度提供有力保障。

  6. 加强对统签客户信息的管控

  为了满足邮政速递统签客户需要开具不同付款单位名称的发票需求,新系统新增了统签客户信息维护功能,该功能可以满足了为统签客户开具符合客户实际业务的发票信息的需求。

  新系统已在北京邮政速递下属34个分公司、144个业务网点得到了全面推广。系统应用效果表明,浪潮发票综合管理系统具备较强的系统融合能力和稳定的系统性能,大限度提升了物流企业的工作效率,并通过完善的管控手段规避了相关财务风险,得到了用户的高度认可。该系统的上线运行,使浪潮发票综合管理系统在物流企业内部管控方面积累了丰富的经验,这为下一步浪潮发票综合管理系统在物流行业的大规模推广奠定了基础。

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