设计一种数据保留策略时，首要考虑的就是组织为什么要进行数据归档。在这里有一些数据保留策略的最佳实践。

　　在我们获取这些数据保留策略的最佳实践之前，需要关注以下两个问题：IT部门需要释放某些服务器的空间吗?这些服务器的内容越发杂乱无章，定位数据越来越难了吗?这两个问题对数据保留策略的构建方式有着重大的影响。

　　结合考虑以下问题，第一个是了解哪些数据需要保持在线状态，哪些数据应该被归档。通常情况下，这个决定是基于数据的时间点，但也有例外。在某些情况下，检查诸如数据最后一次被访问，数据类型等标准也是同样重要的。

　　假设一下，一个组织的文件服务器上有大量的空闲空间，但是他们想减少一些杂乱无章的数据。针对这个目标，他们决定创建一个归档策略，将超过5年的数据移动到归档中，然后将超过10年的旧数据删除。

　　虽然这听起来像是创建一个数据保留策略的合理做法，但它可能带来危害。例如，如果一个电子表格在六年前创建但是一直在定期更新，将会发生什么呢?如果数据保留策略只看创建时间，然后电子表格会被存档，即使它是经常被使用的。依据最后访问日期而不是创建日期的保留策略将会是更有效的。

　　数据保留策略在其他方面也可能会适得其反。比如说，11年前你的组织签署了15年的办公楼租赁协议。考虑一种极端情况，没有人在过去10年看过该文件，但这些文件真的是要删除的东西吗?

　　所以设置数据保留策略一定不可掉以轻心，并且要重视实施策略的长期后果。

　　责任编辑：小燕编辑