摘要：人们有没有想过自己的电子邮件生产力是什么样的？或者是否想知道企业员工在填写写得不好的电子邮件或发送不必要的邮件时浪费了多少时间？

    人们有没有想过自己的电子邮件生产力是什么样的？或者是否想知道企业员工在填写写得不好的电子邮件或发送不必要的邮件时浪费了多少时间？
　　
　　Gmail提供了一种新的分析工具，名为Email Analytics，可让企业深入了解团队的所有电子邮件使用习惯。但对于只有少数团队成员的小型企业来说，对Gmail的分析值得投资吗？
　　
　　盲目发送
　　
　　每个人和其团队每天都会发送电子邮件，而且可能会获得比人们意识到的还要多。一些研究表明，美国的每名工作人员每天（或更多）花费6.3小时来查看邮件，但阅读或起草一封邮件所花的时间却非常少，人们很少给予充分的关注或注意。
　　
　　这似乎无关紧要，但即使每封电子邮件的生产力略微下降，也会对整体绩效产生巨大影响，因为每位员工每天收发平均161封电子邮件，除非确切地知道自己是如何通过电子邮件发送的，以及浪费时间的地方，否则就会盲目。
　　
　　Email Analytics的概念
　　
　　Email Analytics背后的概念非常简单：为企业家和员工提供更加透明的电子邮件习惯。该应用直接与Gmail集成，提供所有必需的信息，并使用数据可视化功能以交互式、直观的图表和图形显示数据。
　　
　　只需点击几下鼠标，就可以更改报告，通过筛选或排除特定类型的电子邮件来自定义自己的显示，并且一目了然地了解有关自己的习惯如何影响其表现的新信息。
　　
　　关键指标
　　
　　Email Analytics可以显示哪些指标？这些只是一些最重要的亮点：
　　
　　•电子邮件数量。一眼就能看到发送的邮件数量，所收到的邮件数量以及当前活跃的邮件地址。可以使用这些信息来粗略地判断个人承担了多少责任，团队正在处理，或确定其收件箱是如何组织的。
　　
　　•发件人和收件人数据。人们还可以查看主要发件人和收件人是谁，从而让其深入了解谁最能占用自己的时间，无论是组织内部还是外部。通过这些信息，人们可以快速地分辨出要求最苛刻的客户，以及企业的哪些员工沟通得太多或太少。
　　
　　•所花费的时间。也许最简单的分析指标就是人们平均花在写邮件和阅读邮件上的时间。在Email  Analytics中，可以了解起草新邮件需要多长时间，以及阅读新邮件需要多长时间。人们很快就会清楚地了解如何花费自己的时间，以及如何改善这个时间。
　　
　　•对话值。人们还可以定期获得管理的对话或“线索”的统计信息，并注意到每个对话发送了多少条消息，谁发起了大部分对话，以及每次对话需要多长时间。由于这些线程包含许多消息并且被许多人阅读，所以它们特别容易受到生产力损失的影响。
　　
　　改善企业的底线
　　
　　了解这些指标非常重要，但将它们转化为可操作的内容是真正的目标。最终，人们可以使用电子邮件分析信息来优化：
　　
　　•个人生产力。首先，将能够优化个人生产力。当然，人们可以专注于提高其打字速度，或者学习几个键盘快捷方式来减少几秒钟的时间，但真正的进步将只选择最重要的电子邮件发送，写更简洁的信息，并迫使企业的团队更清楚他们的信息。如果有兴趣，可以使用更多电子邮件生产力工具查看。
　　
　　•员工效率。这些报告还可以帮助提高员工的生产率。企业可以使用针对卷的统计数据来平衡最忙碌和最不忙碌的员工之间的工作量，并平均与单个团队成员一起工作，这些团队成员似乎发送效率最低的电子邮件。
　　
　　•客户价值。企业还可以确定哪些客户似乎占用了大部分时间，并将时间消耗与他们向企业支付的金额进行比较。解雇客户从来不是一件有趣的事情，但如果发现企业的一些客户花费的时间远远超过他们的价值，就可能会被迫选择更多的收费或让他们离开，无论哪种方式，企业都会为盈利能力做出积极的决定。
　　
　　电子邮件分析工具不能直接为企业添加更多时间，或企业业务开辟新的收入来源，但它可以为企业控制最耗时的日常职责之一。
　　
　　在微观层面上，这种更改可能看起来并不算多，但每天有数百封电子邮件进入收件箱和发件箱发出，人们所做的任何更改都可以释放每周数小时的时间，并专注于更重要的任务。
　　
　　编辑：Harris