摘要:对于IT领导者而言,ERP(企业资源规划)转型始终是一项艰巨且不太受欢迎的任务。然而,一旦成功实施,新的ERP系统能够释放出巨大的业务效益。在此,我们分享了一些首席信息官关于ERP更新的经验和建议。 |
Allegis公司在七年内进行了两次ERP部署,其第二次ERP现代化项目取得了显著成果。作为硬件分销公司的首席信息官,Dave Shannon坦言:“七年内部署两次ERP,绝非胆小者所能为。”
Allegis公司使用传统的本地ERP系统Eclipse已有15年之久。Shannon表示,该系统在很大程度上满足了业务需求,但也存在一些局限性。例如,与其他系统的集成困难重重,且进行如订单输入和向分支机构补货等业务流程和验证的更改需要大量专业资源。
当Eclipse被Epicor收购后,Allegis公司开始探索迁移到基于云的ERP系统的可能性。Shannon指出:“坦率地说,我们没有内部资源来支持内部部署的解决方案。”公司希望充分利用云计算带来的所有优势,摆脱管理硬件和软件的业务负担,同时避免处理安全方面的复杂问题。
2017年,在探索了其他ERP系统、削减了约80家供应商名单并明确了业务需求后,Allegis选择了NetSuite。然而,进展并不如预期般顺利。Shannon表示:“我们非常喜欢NetSuite的架构,因为它是基于云的,满足了我们绝大多数的业务需求。但他们在分销领域应具备的专业知识方面存在不足。虽然NetSuite能帮助我们实现大部分目标,但并不是我们所需要的,所以这意味着有很多空白或扩展需要添加。”
为了填补这些空白,Allegis整合了12项第三方技术并构建了定制解决方案,以执行补充和需求规划等任务。然而,这些变化导致系统陷入困境。Shannon说:“因为有太多自定义脚本,性能滞后,而且有些过程无法正常工作。”
大约三年后,Allegis减少了损失并重新开始寻找新的ERP系统。最终,他们选择了Epicor或Prophet21。Shannon表示:“我们在2024年愚人节成功上线了这个系统,这是一次非常好的经历。”他补充说,IT部门在12个月内就完成了这个系统的部署。
ERP现代化对于首席信息官来说无疑是一项艰巨的任务。然而,随着组织不断寻求创新、部署人工智能和自动化、迁移到云端并获得竞争优势,正确更新ERP系统可能成为首席信息官的骄傲之作,也可能因项目进展不顺利而导致他们失败。
数字化转型咨询机构StarCIO公司的创始人兼总裁艾萨克•萨科利克在最近的一篇博客文章中写道:“如今的首席信息官们继承了高度定制化的ERP系统,很难领导变革管理工作,尤其是那些作为企业所有运营支柱的系统。许多首席信息官已经成功地实现了应用程序的现代化,并开发了分析/ML/AI功能,但数字化转型和提供推动增长的有竞争力的技术仍然是一个具有挑战性的目标。”
德勤首席技术官BillBriggs建议,在规划ERP升级时,IT领导者应该评估他们拥有什么、需要什么以及关注的重点。他说:“想想外科手术与蛮力的对比吧。基层决策既要考虑技术堆栈,也要考虑增长和战略。”他建议领导者在“你需要什么”一栏下考虑功能性和非功能性因素,并解决诸如技术和业务孤岛以及由于缺乏数据和集成能力而无法扩展人工智能试点等挑战。
Briggs警告说:“最大的危险之一是过度受到‘制度惯性’的约束——即事情一直是如何做的、工具/技术一直是如何工作的。任何可以标准化的东西都可以自动化,几乎每个遗留业务流程都可以(而且)应该对最终用户更简单。将ERP升级作为利用其他新兴技术的特洛伊木马吧!”
ERP中的人工智能:不可或缺的新工具
在ERP系统中,人工智能(AI)已成为一项不可或缺的新兴技术。Allegis公司的Shannon强调:“作为首席信息官,如果你忽视人工智能,不将这些计划、技术和解决方案落实到位,那么你可能会错失良机。我们已经离不开它了。”Allegis正期待着Epicor的产品路线图,以便利用Prophet21进行各种任务训练。这可能涵盖利用人工智能来计算商品的实时价格,以及监控库存状态等。
Shannon指出:“人工智能需要高质量且大量的数据作为支撑。”为了确保数据的安全,IT部门正在采取适当的安全措施,以防止数据从ERP系统中泄露。Allegis与Epicor的一个团队紧密合作,分阶段导入数据并部署系统,以满足其核心业务需求。Shannon强调:“我们注重的是实用性和组织的接受度,而非华丽的外表。我们希望能够顺畅地补充库存、处理发货订单,并在第一天就能接受订单,而我们也确实做到了。”
随着对Prophet21的使用经验日益丰富,IT部门对其进行了微调,并且整个迁移过程比预算低了20%。然而,Shannon坦言,NetSuite的实施成本给他们带来了沉重的打击,并意识到如果再次搬迁,他们将无法收回成本。他补充说:“从NetSuite转移到Profit21同样需要巨大的投资。”Shannon为当初选择NetSuite的决策失误承担了责任,并认为如果领导者在产品演示期间更加深入地挖掘,Allegis或许可以避免两次ERP实施的需要。他建议:“我们应该要求供应商展示他们是如何实现演示中的功能的,因为演示中的某些内容可能并不适用于我们的实际情况。”
克服ERP转型的挑战
医疗保健公司LeeSar认识到其内部部署的ERP/仓库管理系统在报告和分析方面已无法满足财务需求,因此决定通过迁移到OracleFusion来实现现代化。LeeSar的IS副总裁拉斯•诺伊梅尔表示,内部的ERP系统是在制药部门开始扩张之前购买的。
诺伊梅尔解释说:“甲骨文公司将人工智能嵌入ERP和SCMFusion应用程序的做法让我印象深刻,同时我也很喜欢他们每季度对应用程序进行的小更新,而不是像其他系统那样每五年进行一次大升级。这种季度更新将使我们能够更快地引入更新的特性和功能,并为我们服务的会员医院带来前所未有的创新。”
他表示,现代化项目得到了LeeSar董事会的全力支持,并将为以前的系统带来IT开发一次性流程的能力。此外,甲骨文还将允许LeeSar在企业平台上运营业务。由于核心数据已经在LeeSar的遗留系统中存在了十多年,因此需要付出巨大的努力来确保将准确的数据迁移到Oracle平台。这需要IT和功能团队的紧密合作,以确保数据在迁移过程中的准确性。
诺伊梅尔三年前加入该公司,并表示虽然他们还没有正式的数据治理结构,但数据完整性团队在保持客户、供应商和主数据的清洁度方面做得很好。然而,数据迁移过程并非一帆风顺。诺伊梅尔说:“数据迁移需要多个职能部门的参与和验证,而当职能团队也在努力填补团队中的空缺职位时,围绕月末和财政年底的流程工作变得尤为挑战。我们与实施合作伙伴建立了一个流程,通过每天保存数据快照来帮助证明数据的更新已经到位,并对数据提取和数据转换进行了微调。”
另一个挑战是LeeSar的实施合作伙伴的原项目负责人因健康原因离职,而接任的项目负责人并不适合该职位。诺伊梅尔表示:“我们都意识到了这一点,但试图让它发挥作用。然而,几周后,我让LeeSar这边的整个项目团队都对第二位项目负责人表示担忧。如果我们的项目负责人和我相信自己的直觉,我们本可以更快地推进这件事。”
从第1A阶段中,团队学到了很多宝贵的经验。诺伊梅尔开玩笑地说:“第1A阶段已经为我们支付了‘愚蠢的税’,所以当我们进入仓库、药房和定制包装等复杂问题时,第1B阶段可以更加顺利地进行。”回顾过去,诺伊梅尔认为应该让职能部门的主题专家100%专注于执行。然而,作为一家运营精益的中型公司,让员工100%投入到一个项目中是一项挑战。当进入第1B阶段时,他们计划实施“禁止电子邮件的规则”,将所有项目沟通保留在MicrosoftTeams中,以确保每个人都能看到所有内容,避免在电子邮件链中被意外遗漏。
一切都与数据息息相关
两年前,当MicheleStanton加入全国知名的设计、建筑与工程公司HGA,担任首席信息官一职时,她迅速察觉到了公司面临的最大挑战——数据问题。由于缺乏统一的数据仓库或公共数据环境,员工不得不各自为政,自行获取、提取、重新格式化并操作数据,以制作所需的仪表板。
当时,HGA使用的是Deltek Vision系统,但斯坦顿发现它并不适合公司的数据分析需求。她指出:“它更像是一个交易系统,而非数据分析系统。”因此,斯坦顿意识到HGA亟需制定一套数据策略,建立数据仓库,并设立数据分析的负责人岗位。为此,她聘请了Ryan Haunfelder担任数据和分析总监,并着手将系统升级为Deltek Vantagepoint。
鉴于HGA与微软有着长期的业务合作关系,斯坦顿和豪菲尔德决定采用Microsoft Fabric进行升级,并同步实施数据治理结构。这一举措为数据质量和数据安全奠定了坚实的基础。
尽管升级过程并非一帆风顺,但HGA还是顺利完成了任务。然而,他们也遇到了一些挑战。Deltek系统虽然提供了自定义代码的功能,但一旦数据发生变化,所有自定义代码都必须随之调整。豪菲尔德表示:“这不仅仅是ERP系统的迁移,更是对我们公司几乎所有曾构建的定制应用程序的迁移。”因此,所有定制代码现在都必须与Vantagepoint中的业务逻辑保持一致,这包括10到15个应用程序和数百段一次性代码。为了应对这一挑战,豪菲尔德建立了一个开发环境,用于安装ERP并测试所有内容。
斯坦顿表示,如果她和豪菲尔德有更多的时间来规划升级,他们会选择“去掉所有不属于ERP系统的东西”。她进一步指出:“我们的目标是在新平台上实现苹果对苹果的功能,提供更好的用户体验,但并不真正改变人们的工作方式。”尽管升级的效果与预期相符,但斯坦顿强调:“这并不意味着我们完成了数字化转型。”
要实现数字化转型的全部益处,必须建立数据标准和数据质量流程。斯坦顿认为:“你应该有数据治理机制,这样你才能确保ERP数据能为你的组织提供深入的见解和分析。”
当她加入HGA时,作为这个行业的新手,并且升级工作已经启动,斯坦顿表示:“我不能突然叫停所有人的工作,说我们要重新考虑整个计划。而且,即便我们决定这么做,也需要两年的时间来重新规划,然后再讨论Vantagepoint。”尽管如此,她对IT部门所做的工作表示满意,因为他们成功地让正确的业务利益相关者参与进来,并提高了整个团队的数据素养。
正确进行ERP升级的提示
Allegis的Shannon指出,IT领导者不仅需要对业务需求有深入的理解,还需要亲身了解业务用户的工作实际。
“我可能很容易坐在办公室里说,‘好吧,去订单输入屏幕填写这个信息。’但这看起来简单,因为实际做那份工作的是他们,而不是我。”他说。
IT部门还必须深入了解业务单位所面临的复杂性,并思考如何帮助它们提高效率,尤其是在满足客户需求方面。Shannon强调:“这一点至关重要,因为一开始我们可能想当然地认为我们完全了解他们的需求,但事实往往并非如此。”
为了Allegis的Prophet21系统的实施,Shannon组建了一个庞大的团队,汇集了“来自业务所有功能领域的合适人选”,并确保他们在部署过程中拥有平等的发言权。他解释说:“当你赋予人们权力,让他们在决策过程中拥有平等的地位时,你最终会得到更加完善的解决方案。因为他们全程参与,所以后续的入职和培训也会变得容易得多。”
此外,Shannon还建议要理解供应商所提到的“合作伙伴”的真正含义。有时,供应商只是想完成一笔交易;而在其他情况下,他们希望深入了解你的业务,并与你携手合作,使你的工作更加顺畅。
LeeSar的Neumeier对此表示赞同,他提到他的公司非常重视与实施伙伴Oracle公司的合作。他说:“我们都在追求同一个目标,那就是实现非常成功的实施。要做到这一点,我们需要消除彼此之间的语言障碍,并经常强调工作假设。”Neumeier还补充说:“如果犯了错误,请给予宽容;如果遗漏了什么,请及时纠正。”
此外,首席信息官应该将ERP现代化视为一项业务计划,而不仅仅是一个IT项目。他说:“现代化我们的ERP/WMS系统不可能仅靠IT部门来完成,因此我们让业务中的每个部门都参与到实施中来。”
Neumeier还提到,该团队还为项目增添了一些乐趣。他说:“当新成员加入时,我们邀请他们在我们的执行播放列表中添加一首歌。这首歌可以激励人心、鼓舞士气或让人拥有一个好心情,因为我们知道在实施过程中会遇到挫折、沮丧或感受到紧迫的截止日期的压力。”
Allegis的Shannon最后提醒说,“在对ERP系统进行现代化改造时要保持警惕。可能最具颠覆性的决策就是更换你的ERP系统。由于它涉及业务的方方面面,因此不能掉以轻心。在这个过程中,有时甚至在过程结束后,你可能会过于专注于研究工具,而忽视了业务本身。”
编辑:Harris