最近，国外知名商业专家和人力资源专家分享了一些建议来帮助经理改善会议出席率以及如何让开会更具建设性。

　　老实讲，没人喜欢开会，它们貌似毫无意义且耗时过长，令人感觉浪费时间。

　　但是开会并非都是无聊且无效的，如果做对了可以产生新想法、解决问题以及推进项目。

　　在此有15种方式可以让开会变成可以达成目的必要会议。

　　1.首先决定是否需要开会

　　“如果你的会议可以被一封电邮或者一个备忘录所取代，别开这会。”Maropost的CEO Ross Andrew Paquette表示，“只有当你认为人们有必要到房间里面对面交流出谋划策，而非出于礼节要求出席，没有任何其他方式可以取代的时候，开会吧。”

　　“我总是鼓励我的团队在开会前认真考虑几个问题：我们是否需要就一个话题来单独开一个会?还是说发邮件给大家就可以了，或者在走道上迅速聊一下也行，或者在开其他会的时候多用点时间一起讨论就行了?”Expedia人力资源产品及技术副总裁Megan Kiester说道。“如果开一个必要的会，最好尽可能控制到最短时间，这样可以帮助大家聚焦在任务上。时间是宝贵的，会开会的人非常明白这种重要性。”

　　2.避免易分心时段开会

　　不要在下班前召集开会，这时候大家通常准备离开了。也不要在工作日开始之前的一大早就召开会议。同样，研究表明午餐前开会或者午餐时段开会(不提供食物)效率不高，大家这时候很饿，容易分心。

　　开会的最佳时刻在什么时候呢?周二到周四，早上9-11点之间的时段，或者下午2-4点之间的的时段。

　　3.邀请正确的参会者并确保他们清楚开会目的

　　“一些领导总是让该开会的人走了，或者邀请了那些并不应该来的人出席会议。”TalentGrow创始人&CEO Halelly Azulay表示，因此在召集开会之前，应该思考谁真正应该出席，并且“仅邀请那些可以出谋划策的人。”，然后“确保他们清楚他们为什么被邀请，以及知道你希望他们如何参与进来。”

　　4.提前创建日程并且发送给所有参会者

　　“一个成功的会议至少两小时前就要准备好议程，其包括所有参会人员和相关资料、即将探讨的问题、目标以及开始和结束的时间，”ShoreTel总裁及CEO Don Joos认为，“这确保可以产生确切的结果。”

　　然后，“会议开始后，将议程展现在屏幕或者白板上，供大家参阅。”American Image的主席Charles Dugan说道：“这可以让大家集中精力。”

　　5. 给参会者提供奖励

　　Aegis FinServ Corp是一家预付借记卡公司。为了让大家参与会议，会议召集者会准备一些价值5美元、10美元、25美元、50美元和100美元的预付借记卡，或者一些别的礼品卡(本地其他业务和餐馆可以消费)到一个碗中，每一位与会者都可以拥有一张。结果就是：“我们的参会率是100%。”Aegis FinServ Corp总裁Jim Angleton说道。

　　但是你并不需要以现金奖励来激励与会者，通常好点的食物和咖啡已足以。

　　“如果你有‘投食’，他们自然会来，”人力资源顾问Deb Cohen这样说道,因此“根据开会的时间段，可以提供早餐、午餐或者一些零食。”参会者也会提前获知开会的这些福利。

　　6.在窗明几净的宽敞舒适环境中开会

　　“尽可能地选择有足够自然光线的房间，并确保每一位参会者有宽敞的空间，坐得很舒服，”TruckDrivingJobs.com创意负责人Jake Tully认为，“强制大家在一间暗淡荧光环绕的局促狭窄房间里开会，这必然是个苦差。”

　　7.消除干扰

　　除非参会者需要用电脑或者平板电脑在现场做演示，让他们尽量将电子设备(手机、笔记本电脑)留在他们的办公室或者隔间。

　　8.尽量开短会

　　尽量让会议不要超过30分钟。人们没有太长时间的注意力，如果可以控制在30分钟内，大家可能才会真正聚精会神地专注开会。同样，Electricity Plans联合创始人Kelly Bedrich认为不同的演示时间五分钟就够了，“否则，应该为一个专门的问题来召开一次会。”

　　9.做好准备

　　“知晓你将遇见的与会者的姓名，并且提前根据主题将你想进行讨论的部分做好功课(特别是一些你认为需要做头脑风暴的部分)，同时熟悉议程和时间点。”MyCorporation.com公司CEODeborah Sweeney认为

　　10.不要当念稿者(别让参会者感到无聊)

　　“有些会议我最不喜欢的地方就是主讲人直接念读他们分享的演示稿，”LiquidSpace内容经理Richard Heby说道：“开会的宗旨是为了给某个主题提供洞见，而不是就分享一个文档。”

　　“做演示的时候，你需要提供给观众们一些从演示稿上不能立即直接读取的信息，吸引他们的注意力，告诉他们一些文件背后看不见的资讯，否则你并没有为你所展示的文件提供任何附加值。与其如此，你不如直接将这个文件发给大家，完全用不着开会。”他建议到。

　　11. 不要做演讲

　　“假如开会是一个人在不停地说，那么这不是开会，这是一个演讲。”Paquette认为，“参与是开会的一个关键。”因此要鼓励人们去问问题或者分享信息。

　　12.聚焦主题

　　“有一个常见的错误就是会议主持人过于谦逊有礼，”Joos说道，“如果对话已经离题，不要害怕去干预终止，要将谈话带回正题，并且可以提出一些观点来启发下一个讨论。”

　　13.不要忘记远程参会者

　　如果是一个远程会议，那么要技术上确保他们可以通过视频或者音频来参会，同时不会忘记参会时间。

　　“如果是一个现场会议，你会觉得更融入，并且阐述观点的时候自己听起来更自然更舒服，” PGi CTO Pat Harper强调，“无论如何，当你参加一个远程的虚拟会议时，非现场感会让你更难参与到讨论中。因此就一些重要问题的提及或者介绍关键探讨主题的时候，会议主持人需要习惯去和远程参会者口头再确认，让他们更有参与感。”

　　14.敲定决策、实施行动项目和后续步骤

　　“你也许会觉得某个会开得富有成效，但是如果始终没有任何决策，相当于就这会白开了。”FedEx项目/流程顾问Leigh Espy认为，“因此，确定实施行动项目和目标日期，以及后续步骤来保证适时完成项目以及推动进展。记录归档并分享给其他人，以便有效沟通和界定职责。这为团队提供了一个历史有效记录，每个人都很清楚下一步的期望目标。”

　　15.迅速概括收尾

　　“最后花两分钟时间来阐明所覆盖到的行动项目：谁将负责什么，以及完成目标的既定日期是哪天。”Bedrich认为大家最后应该带着开会目的离开。

　　责任编辑：DJ编辑