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浅析实施流程管理的最佳实践

来源:比特网 作者:机房360转载 更新时间:2011-8-3 13:56:58

摘要:服务管理实施前后主要的变化,表面看增加了一些流程经理,增加了一些“领导”——事件经理、变更经理,配置经理,问题经理。变更实施如果是事件处理人员实施的话,那么有问题,他会在变更实施的时候降低实施质量,因为下一个流程是他自己管理。

  一、以前目标管理,现在流程管理
  
  其实公司的业务没有发生变化,以前做什么现在还做什么。以前什么事情自动默认“目标管理”——最快最短流程的完成目标结果。效率很高,但有时候会出错,事件缺乏跟踪的事情时有发生,总有愤怒的客户出现。
  
  有了流程管理增加了关键质量监控点,虽然短期内完成目标的“整体时间”不可避免的延长,但“响应时间”迅速提高,“出错率”显著减低,几乎没有愤怒的客户出现。
  
  目标管理和流程管理区别是什么呢?
  
  大家都在饭店吃过饭。客人少服务员多的时候,直接目标管理即可。下菜单准确,收银准确,客人有求必应。但客人多服务员少的情况下,同样要满足同样的服务质量,就需要按流程管理,虽然适当影响响应时间,但可以保障有求必应,下菜单准确,上菜顺序不出错,做菜口味不会出错,不漏单,不会有客人没有人服务,或者客人需求无人响应,导致客人受到冷遇而投诉。
  
  目标管理都是客户满意。中间过程不关注,这就是目标管理;分成几个过程关注,就是流程管理。分析客户满意一般需要9个方面,比如,1)预约,2)停车,3)进门找座位,4)点菜,5)上菜,6)就餐环境,7)菜品,8)收银,9)即时需求相应。如果客户不满意,那么那里不满意就调整这9个流程的质量,直到客户满意,这就是流程管理。当然这是人人都能看到的流程,还可以细化每个流程的详细步骤,比如菜品制作流程中,大厨自行制作,负责菜品质量,那么就是目标管理,如果把某个菜品细化成100个步骤制作,就像典型的肯德基制作方式,细化到切块大小,加多少克盐,油温1200度,时间20秒,那就是流程管理。
  
  IT服务环境中,比如处理服务器某僵死进程重启问题。目标管理的情况下,一般是管理员和主管直接沟通,批准后重启,以业务正常为目标。
  
  现在,目标没变还是要“业务正常”,先走事件发现流程,僵死事件自动发给快速响应人员,如果快速响应人员在以前的知识库中没有发现处理办法,转向问题流程。问题流程分析原因,判断出原因和解决方法,转变更流程。变更流程就此召开变更评审会,通过后发送变更实施人员重新启动僵死进程。变更成功,转配置流程的同时,通知快速响应人员监督到变更完毕,问题解决,关闭事件。这就是流程管理。
  
  二、流程管理是目标管理风险的“晴雨表”
  
  当流程管理遇到困扰时,就会有人不知不觉的讲,“以前一直是搞人性化管理,做的很好,现在把人困在流程上,太呆板、不灵活。”其实我们恰恰忘了为什么要实施流程管理,忘掉了出发时的目标“控制目标管理的风险”,典型的在过程中迷失了出发时的目标。在不需要协作,且质量可预见的前提下,流程管理确实是没用。但往往我们做的是复杂的任务,需要很多的协作,且结果质量还不确定。为了保证目标达成,才选择的流程管理。
  
  目标管理是直接负责的管理员第一时间接受任务,处理问题。现在时快速响应(监控人员第一时间接受任务),问题专家研究方案,变更实施者实施方案。
  
  目标管理时,“问题分析工作”直接由管理员负责,现在由问题流程负责,理论上因为问题流程中的专家相对能力强,处理问题质量高。虽然初次处理慢一些,但质量有保障,简单问题通过知识库处理反而快了,解放了能力强的人员低水平重复劳动。发展了分工,充分发挥资源优势,避免了资源浪费,提高资源利用率。
  
  如果事件和问题都是由同一个人担任。流程管理相比目标管理起了反效果。增加了流程工作量,同一人处理,质量监控点形同虚设。
  
  变更流程处理在目标管理时,仅仅需要和主管沟通协商,现在需要和变更评审委员会沟通,沟通人员数量增加。增强了安全性同时不可避免的延长了时间。如果变更委员会成员太多,比如多于3人,沟通时间会更长。如果只有一人而且就是之前的主管,那么和以前一样,不一样的地方就是增加了额外流程工作量。
  
  变更实施如果是事件处理人员实施的话,那么有问题,他会在变更实施的时候降低实施质量,因为下一个流程是他自己管理。因为不需要再审阅实施内容,关闭工作单会掩盖实施的质量。
  
  变更实施人员如果是问题专家实施的话,实施过程有可能不按问题流程结果进行,问题流程的质量将得不到监督和控制。为了掩盖问题流程的错误,变更过程中的新的修改,虽然解决了问题,将不会被修改到以前的问题单子中,也不会在变更和配置中体现,因为会考核问题解决能力。
  
  少有人会说,“我发现一个我没有看到的问题,这是我犯的错误,但是我解决了,没什么影响,请大家放心使用。”绝大多数领导都会说,“再找找看。”——因为开始怀疑你的能力啦。问题很明白,而且被解决了,但至于是不是按问题方案做的,鬼知道,反正解决啦,下次再出同样问题,别人发现时已经晚了。这样,配置管理,文档管理,知识库管理全部收到了直接的影响。变成了不准确的内容。常此以往,流程还能正常运行吗?
  
  三、“流程管理”中的“三权分立”
  
  悟到这样一个道理,所有的流程经理都有管理流程质量的职能,但经理不可能面面俱到了每一个质量细节。因此肯定有没有查到的角落,角落里面往往就隐藏着魔鬼。质量管理岗位设置再多也不能根本解决质量问题。副作用就是成本急剧上升,而且你有100种检查方法,就会有101种规避检查的办法。一般工作流程管理不可能全覆盖的,普通工作一定是目标管理和流程管理相结合进行的,流程管理全覆盖只有航天之类最高安全、不计成本的工作才可能做到。
  
  要根治这个问题,只有从源头解决。
  
  “一次就把事情做对”,把“一次通过率”当成主要的考核指标才能节约质量管理成本。而且对于相连流程,下一道流程默认检查上一道流程的质量,一旦发现质量问题,“源头”工序以下相关工序按递减比例承担连带责任。“连带责任发生率”成为考核指标。最好的办法是先有规章制度形成企业文化,把质量观注入到公司员工的“血液”中。

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