就技术面而言，纸本文件数位化最简单而且唯一的方式，就是扫描成为数位档，这中间或许存在一些更有效率的技巧、方法或方案，以及值得注意的细节，但本质上几乎没什么可言，甚至请个工读生便能搞定。然而，虽然技术本身不是问题，但一牵涉到数量与安全问题时，再简单的事情也会变得异常复杂。

　　相对于火红当道的虚拟化、云端化、行动化及BYOD等技术与趋势而言，e化似乎早已成为老掉牙的议题，毕竟今日已经很难找到完全未实施数位化的企业了，顶多只是程度上的差别而已。

　　但不可讳言的，即使数位化程度再高的企业，依旧有许多流程及环节仍停留在纸本作业阶段，最常见的莫过收据、帐单、估价单、合约书、签呈、请款单、报帐单之类的实体纸本，他们因而成为企业e化的最后一哩，当前不论何种类型或规模的企业多少都有各自数位化上的未完缺口。

　　个资与表单类成重点

　　既然当前企业或多或少都已数位化，自然对于e化前后的效率与效益的差异有所了解与体会，但往往因为习惯、技术、人力与预算上的障碍，而留下少许e化的禁区。其中尤以表单类文件最常在数位与纸本之间游移不定，即使许多企业表单早已数位化，但仍然迁就习惯而列印成文件来填写。也因此，表单类纸本文件，会是接下来纸本文件数位化的重点。

　　数位化虽然能实现环保的伟大梦想，但这似乎不是企业当前最在意的结果，反观效率与安全则绝对才是最难以忽视的主要目标，也因为如此，企业终究要挥别纸本并走上全面数位化之路，尤其在BYOD与行动化的推波助澜下，唯有数位化才能满足使用者随时随地、更有效率地透过各种行动装置存取资料与应用，甚至还可针对特定流程与电子文件，透过数位签章进行签核的动作。

　　在安全方面，个资法的正式上路，也让纸本转数位的文件归档需求大增。尤其当前仍有太多纸本文件与个资息息相关，例如应徵工作填写的履歷表，到诊所挂号会填写的病歷基本资料，甚至走在路上、参加研讨会或吃个饭都会碰到的问卷调查。更重要的，过去造成个资外洩事件频传的主因，除了网路购物外，实体面最恶名昭彰的莫过于一度非常泛滥的信用卡申办，以及零售服务业随处可见的会员申请单。

　　总之，会要求个人写的表单实在不胜枚举，举凡公务行政、电信通讯、仲介服务、交通运输、消费卖场、银行、保险等申办业务都有一堆要填写的纸本表单。如何将这些表单数位化并纳入控管，会是接下来各类型企业组织会面临与必须克服的一大挑战。

　　效率与安全性是难题

　　基本上，纸本一旦数位化后，管理上所需注意的地方或可能遇到的困难，与其他数位档案并无不同。当然，数位档案的安全问题一直都是最困扰企业的资安主轴与重点所在，但该议题已经讨论多时，也不是本文要探讨的主题，本文重点会放在纸本文件数位化过程中会面临的困难。

　　就技术面而言，纸本文件数位化最简单而且唯一的方式，就是扫描成为数位档，这中间或许存在一些更有效率的技巧、方法或方案，以及值得注意的细节，但本质上几乎没什么技术门槛可言，甚至请个工读生便能搞定。

　　然而，虽然技术本身不是问题，但一牵涉到数量与安全问题时，再简单的事情也会变得异常复杂。进一步而言，当前企业组织进行文件数化上的最大困难莫过于待扫描的文件数量一旦太大，就会牵涉出人力、时间、扫描效能、机台稳定等棘手问题的出现。

　　如果有长时间而稳定的大量纸本文件扫描需求，或许成立一个包含充足人力与高效机台的团队会比较划算。但如果是突发性的大量扫描需求，那么企业不太可能为了一时的需求就花大钱买足配备、募集人力，日后大部分的时间却处于閒置状态。显而易见的，有此状况与需求的企业，势必得寻求外部的协助，也就是透过委外的方式来达成任务。事实上，当前也不乏许多提供文件扫描专案与顾问服务的供应商，往往是最具成本效益的做法。

　　但不论是找工读生抑或委外，都必须注意资讯安全问题，前者可以透过扫描器内建之影像监控与日誌等安全机制来加以防範，后者则可透过载明安全权利义务的签约来确保资料不致会有外洩的情形。

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